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Geschäftsprozessmanagement

Geschäftsprozessmanagement

Marktveränderungen zwingen Unternehmen zu einer ständigen Anpassung ihrer Wertschöpfung. Das Prozessmanagement stellt dabei ein geeignetes Framework für ein unternehmerisches Umdenken dar. Es versteht sich als Ausgangspunkt organisatorischer und IT-technischer Innovationen für eine nachhaltige Optimierung sämtlicher Geschäftsprozesse.

Die Prof. Becker GmbH berät und unterstützt Sie bei der Ausgestaltung und Umsetzung eines effizienten Geschäftsprozessmanagements, um somit nachhaltigen und wirtschaftlichen Nutzen zu erzielen und zu sichern.

Leistungen

  • Entwicklung der Prozessstrategie
  • Entwicklung des Ordnungsrahmens
  • Dokumentation und Evaluation von Ist-Prozessen
  • Modellierung von Soll-Prozessen
  • Gestaltung einer prozessorientieren Aufbauorganisation
  • Auswahl und Einführung prozessunterstützender IT-Systeme
  • Einführung der Soll-Prozesse
  • Qualitätssicherung bei der Prozessmodellierung
  • Prozesscontrolling und -monitoring
  • Etablierung eines kontinuierlichen Prozessmanagements
  • Unterstützung bei der Durchführung einer prozessorientierten Reorganisation (Business Process Reengineering)
  • Schulungen zum Prozessmanagement

Weitere Leistungen

Literatur

Prozessmanagement: Ein Leitfaden zur prozessorientierten Organisationsgestaltung
Becker, Jörg; Kugeler, Martin; Rosemann, Michael: Prozessmanagement: Ein Leitfaden zur prozessorientierten Organisationsgestaltung, 7. Aufl., Springer Gabler, 2012. ISBN: 3-642-33843-7.
Erfolgreiche Geschäftsprozesse durch moderne Warenwirtschaftssysteme
Schütte, Reinhard; Vering, Oliver: Erfolgreiche Geschäftsprozesse durch moderne Warenwirtschaftssysteme: Produktübersicht marktführender Systeme und Auswahlprozess, 3. Aufl., Springer-Verlag, 2011. ISBN: 3-642-20522-4.
Handelsinformationssysteme
Becker, Jörg; Schütte, Reinhard: Handelsinformationssysteme, 2. Aufl., Redline Wirtschaft, Frankfurt am Main, 2004. ISBN: 3-478-25590-2.

Herausforderungen

Marktveränderungen zwingen Unternehmen zu einer ständigen Anpassung ihrer Wertschöpfung. Das Prozessmanagement stellt dabei ein geeignetes Framework für ein unternehmerisches Umdenken dar. Es versteht sich als Ausgangspunkt organisatorischer und IT-technischer Innovationen für eine nachhaltige Optimierung sämtlicher Geschäftsprozesse.

Die Prof. Becker GmbH berät und unterstützt Sie bei der Ausgestaltung und Umsetzung eines effizienten Geschäftsprozessmanagements, um somit nachhaltigen und wirtschaftlichen Nutzen zu erzielen und zu sichern.

All unser Know-how führen wir in unserer icebricks-Methode zusammen, die unseren ganzheitlichen Ansatz für das Prozessmanagement darstellt.

Bei der Durchführung von Projekten zum Geschäftsprozessmanagement hat sich dabei ein Vorgehensmodell bewährt, dass von uns auf Basis langjähriger Erfahrung selbst entworfen wurde.

Vorgehen bei Projekten des Geschäftsprozessmanagements

Phase 1: Modellierungsvorbereitung

Die erste Phase dient der Entwicklung und Vorgabe von Gestaltungsempfehlungen zur Informationsmodellierung.

Die Vorbereitung der Modellierung ist eine wesentliche, wenn gleich auch oft stiefmütterlich behandelte Phase in Modellierungsprojekten. Sie ist jedoch unerlässlich, um eine effiziente Umsetzung der eigentlichen Prozessmodellierung gewährleisten zu können und wird daher von der Prof. Becker GmbH konsequent verfolgt und durchgeführt.
Gemeinsam mit Ihnen werden die grundlegenden Vereinbarungen und Voraussetzungen für den weiteren Projektverlauf diskutiert und verabschiedet. Besonderes Ziel ist dabei die zunehmende Komplexität von Informationsmodellen zu reduzieren, um wiederum die Verständlichkeit und damit die Akzeptanz der entstehenden Modelle zu steigern. Zudem müssen die verschiedenen Anwendungszwecke der Modelle berücksichtigt werden, um eine optimale Nutzerorientierung zu erreichen. Dies wird durch die Prof. Becker GmbH etwa durch den ARIS-Ansatz oder die Einhaltung der Grundsätze ordnungsmäßiger Modellierung (GoM) – Richtigkeit, Relevanz, Wirtschaftlichkeit, Klarheit, Vergleichbarkeit, systematischer Aufbau – erreicht. Als Ergebnis wird mit Ihnen ein Modellierungsstandard definiert, durch dessen konsequente Anwendung qualitativ hochwertige Prozessmodelle gewährleistet und die geforderten Ziele erreicht werden.

Phase 2: Strategie- und Ordnungsrahmenentwicklung

Zur Strukturierung und Darstellung der Prozesse und Prozessziele werden eine Strategie sowie ein entsprechender Ordnungsrahmen entwickelt.

Bei einem umfangreichen Modellierungsprojekt wird innerhalb relativ kurzer Zeit eine große Anzahl an Prozessmodellen generiert, die sich wiederum auf unterschiedlichsten Hierarchiestufen interdependent zueinander darstellen. Für unterschiedliche Anwenderperspektiven und Anwendungsszenarien modelliert, gilt es für die betroffenen Projektmitglieder in Ihrem Unternehmen hier den Überblick zu behalten und die einzelnen Modelle jeweils dem richtigen Kontext zuzuordnen. Dies kann durch die Bereitstellung eines übergeordneten Ordnungsrahmens unterstützt werden, der die grundlegendsten Elemente und Beziehungen auf hoher Abstraktionsebene schematisch darstellt.

Elemente und Beziehungen auf untergeordneten Detaillierungsebenen sowie deren Bezüge zu anderen Elementen und Beziehungen können so schnell und einfach nachvollzogen werden. Diese Möglichkeit stellt für die betroffenen Mitarbeiter eine sehr wichtige Funktion dar und ist daher mit hoher Priorität zu verfolgen.

Die Prof. Becker GmbH unterstützt Sie bei der Entwicklung einer passenden Prozessstrategie und der adäquaten Abbildung dieser in einem Ordnungsrahmen.

Phase 3: Ist-Modellierung und -analyse

Die Ist-Modellierung und -analyse dient vor allem der Identifizierung von Verbesserungspotentialen und somit als Grundlage für die Sollmodellierung. Zusätzlich kann sie aber u.a. auch zu Protokollierungs- byw. Präsentations- oder Schulungszwecken dienen.

Eine Ist-Modellierung kann z.B. Ausgangspunkt einer umfassenden prozessorientierten Umgestaltung der Unternehmensorganisation sein, zur Identifizierung von Schwachstellen bzw. Verbesserungspotentialen durchgeführt werden oder etwa als Grundlage für eine Zertifizierung nach DIN ISO 9000ff. dienen. Wofür auch immer, die Prof. Becker GmbH unterstützt Sie bei der Aufnahme ihrer Prozesslandschaft und sichert somit die Aufnahme und Erstellung qualitativ hochwertiger und konsistenter Prozessmodelle. Die Aufnahme findet strukturiert und schrittweise statt. Dabei werden durch die Prof. Becker GmbH gemeinsam mit Ihnen die wesentlichen Informationsquellen (Fachabteilungen, verantwortliche Mitarbeiter aber auch das Intranet etc.) zu den einzelnen Themengebieten identifiziert und befragt.

Entscheidend für die Modellaufnahme ist eine optimale Vorbereitung. Neben dem Detaillierungsgrad sind etwa auch Beschreibungssichten und Modellierungskonventionen zu definieren, eine Aufgabe die nicht zuletzt auch viel Erfahrung erfordert. Diese Erfahrung konnte die Prof. Becker GmbH in unzähligen Projekten (vielleicht Link aufs PM-Buch, als Beispiel für ein Projekt) unter Beweis stellen und bildet somit den idealen Partner bei der Ist-Analyse für Ihr Unternehmen. Zum Einsatz kommen dabei etwa Ansätze des ARIS-Konzeptes, zudem werden die selbstentwickelten Grundsätze ordnungsmäßiger Modellierung (GoM) konsequent angewandt. Eine strukturierte und effiziente Ist-Modellierung ist damit gewährleistet.

Phase 4: Soll-Modellierung und Prozessoptimierung

Die Prozessoptimierung kann auf Grundlage der vorher erstellten Ist-Modelle oder eben ohne eine solche durchgeführt werden. Die Soll-Modellierung bildet dabei die optimierten Prozesse ab.

Die Soll-Modellierung und Prozessoptimierung bildet den Kern des Business Process Reengineering (BPR) bzw. des Prozessmanagements. Die hier definierten Prozesse stellen die Referenz für den Sollzustand der Prozesslandschaft im Unternehmen dar, an der die Aufbauorganisation restrukturiert werden muss. Die Sollprozesse können aber auch als Grundlage für ein internes Benchmarking oder Workflowmanagement dienen oder zur Softwareentwicklung bzw. zum Customizing von Standardsoftware (ggf. Link auf entsprechende Seite von OlRi) verwendet werden.

Je nach Verwendungszweck gestalten sich die Anforderungen an die Sollmodelle in unterschiedlichster Weise. Analog zur Ist-Modellierung müssen daher der Detaillierungsgrad, die Beschreibungssichten und die Modellierungsrichtlinien erarbeitet werden. Diese Voraussetzungen für eine erfolgreiche Modellierung zu schaffen stellt für viele Unternehmen eine großer Herausforderung dar, die keinesfalls leichtfertig gehandhabt werden darf. Die Prof. Becker GmbH kann hier ebenfalls auf wertvolle Erfahrungen zurückgreifen, um die Modellierung qualitativ hochwertig und effizient zu gestalten.

Für die Entwicklung von Sollmodellen ergeben sich zwei grundlegende Ansätze: Top-down und Bottom-up. Der Top-down-Ansatz identifiziert dabei Kernprozesse, welche sich durch die zusammengefassten Leistungen der strategischen Geschäftsfelder ergeben. Ausgehend von diesen werden retrograd einzelne Funktionsschritte ermittelt und definiert. Hierbei sind neben Anforderungen an die Leistung (Produktqualität) auch Anforderungen an die Leistungserstellung (Prozessqualität) zu berücksichtigen. Die so ermittelten Prozesse auf oberster Abstraktionsebene werden im Weiteren Phasenverlauf sukzessiv verfeinert, indem jeder Funktionsschritt selbst als Prozess mit zu erbringender Leistung aufgefasst wird.

Der Buttom-up-Ansatz geht von der Gesamtheit aller im Sollzustand geplanten Tätigkeiten im Unternehmen aus. Für jede identifizierte Tätigkeit werden Prozessmodelle erstellt und von diesen die Prozessstrukturen der höheren Ebenen durch Gruppierung abgeleitet.

Die Prof. Becker GmbH berät und unterstützt Sie durch umfangreiches Branchen-Know-how bei der Sollmodellierung und Prozessoptimierung. Sie ist in der Lage die beste Vorgehensweise für die Sollmodellierung für Ihr Unternehmen zu eruieren und adäquat anzuwenden.

Phase 5: Prozessorientierte Aufbauorganisationsgestaltung

Basierend auf den Prozessen der Sollmodellierung wird in der fünften Phase die Aufbauorganisation restrukturiert, indem sie optimal an den Prozessen ausgerichtet wird.

Die Ergebnisse der Sollmodellierung dienen als Grundlage zur Ausrichtung der Strukturen der Aufbauorganisation Ihres Unternehmens an diese Sollprozesse, um eine optimale Ausführung der Prozesse zu ermöglichen. Als wirtschaftliche Kriterien für die Restrukturierung werden vor allem die Kosten, die Zeit und die Qualität betrachtet. Dabei wird zudem eine ganzheitliche Sichtweise durch die Prof. Becker GmbH gewährleistet, die sich nicht allein auf Funktionsabläufe beschränkt, sondern auch die Berücksichtigung von Aufgabenverteilungen und passenden Schnittstellen innerhalb der Aufbauorganisation umfasst.

Ziel der prozessorientierten Aufbauorganisation ist die Bereitstellung einer wirtschaftlichen und zweckmäßigen Organisation für Ihr Unternehmen etwa durch optimalen Ressourceneinsatz, Kundenorientierung, Prozesseffizienz, Motivationswirkung auf die Mitarbeiter etc. Wichtig dabei ist die korrekte Priorisierung und Berücksichtigung von Interdependenzen zwischen den einzelnen Gestaltungskriterien. Dieses Unterfangen bedarf nicht zuletzt Erfahrung, die die Prof. Becker GmbH durch zahlreiche Projekte auf diesem Gebiet erworben und stets erfolgreich angewendet hat.

Phase 6: Einführung der Neuorganisation

Nach dem konzeptionellen Entwurf bildet die Phase 6 eine wesentliche Herausforderung mit der Einführung der neuen Organisationsstrukturen.

Die Einführung der neukonzipierten Organisationsstrukturen ist eine kritische und hürdenreiche Herausforderung für Ihr Unternehmen. Diese Phase bedarf eines effektiven Change Managements, welches Ihre individuellen Gegebenheiten identifiziert und berücksichtigt. Unerlässlich ist daher eine Roll-out-Strategie, die den Ablauf und die zeitliche Abfolge der Einführung der neuen Prozesse und Organisationsstrukturen definiert. Bei der Erstellung einer entsprechenden Strategie sowie der anschließenden Durchführung des Roll-outs ist die Prof. Becker GmbH ein kompetenter Partner an Ihrer Seite, auf dessen Erfahrung Sie bauen können.

Phase 7: Kontinuierliches Prozessmanagement

Nach der erfolgreichen Implementierung einer prozessorientierten Organisationsstruktur bedarf es des ständigen und kontinuierlichen Prozessmanagements, um sich den ändernden externen Bedingungen anzupassen.

Nach erfolgreicher Einführung der neuen prozessorientierten Organisation muss diese kontinuierlich überwacht und gesteuert werden, um sich etwa neuen Umweltbedingungen anzupassen. Damit Sie diese Aufgabe erfolgreich meistern, ist die frühe Schaffung passender Voraussetzungen unerlässlich. Diese sollten bereits in der Einführungsphase entwickelt und eingerichtet werden. Mit der Prof. Becker GmbH an Ihrer Seite ist dies selbstverständlich. Eine langfristige Sichtweise, bereits ab der ersten Projektphase ist unser Credo, wodurch viele Unwägbarkeiten vermieden werden können und gleichzeitig optimale Bedingungen für spätere Phasen und Herausforderungen geschaffen werden.